2011年10月17日 星期一

雲端郵件正夯,Google Apps 免費帳號數剩10個

更新:Google 在 2012 年底就已經通知 Google Apps 全面收費囉

之前曾經設定Google Apps的郵件服務,就是大家常說的Gmail企業版,不過事隔兩年,發現 Google 的雲端郵件做了很多調整,其中免費帳號數申請從數百個縮減到10個!換句話說,現在真的只有小型跟微型企業,才能免費使用 Gmail 企業版,其他稍具規模的企業想將郵件上雲端,就得乖乖付錢給 Google 了。

會發現的原因,是因為有朋友找我幫忙,要我把他公司的郵件系統上雲端!但是雲端是什麼?老闆只對 Google 有印象,就像要申請網路光纖,老闆只對中華電信有印象,所以決策過程十分快速,但是技術方面就傷腦筋了,因為之前技術人員交接時只留幾張紙條,寫了幾組像是天書的帳密外,完全不知道現有的網路架構下,如何把企業郵件上雲端?

面對這個難題,Jeff 利用一些指令查到 DNS、網站、郵件的 IP 位置後,發現應該是那家公司申請HiNet固定 IP,把郵件伺服器放在辦公室裡,所以只好到現場瞭解一下,從中華電信光纖拉進來後,到底會經過幾台伺服器,才能瞭解實體主機位置。

到了現場後,沿著網路線找到一台放在角落苟延殘喘的舊電腦,沒有螢幕、滑鼠、鍵盤,就默默地鋪上一層厚厚的灰塵,接上螢幕後出現 ProLinux 的歡迎畫面,這是幾年前光華商場很喜歡幫客戶架設的一套嵌入式軟體,可以從DNS、網站、Mail、FTP ..... 全部架設起來,還把這一台舊電腦當做 Gateway,當機時全公司就無法上網,重點是廠商還可以留後門,當客戶隔年不簽保固、不付維護費,可以亂關客戶的主機,不是太優的選擇,而且現在無線AP都已經有這些功能了,所以這兩年真的會有很多小公司想把這樣的系統丟掉,趕快上雲端享受便宜(甚至免費)、便利的相關服務。

不過,之前技術人員交接混亂的關係(或是不想交出管理帳密吧),所以當場都得重新回到原廠預設帳密,才能進到系統拉出資料,這點倒是花了不少時間,其他 Gmail企業版的設定倒是還算熟悉,只是這家公司的網域是跟中華電信買的,直接移到中華電信的 DNS 代管服務,介面讓 Jeff 熟悉了好一會,才順利完成這次雲端郵件移轉的工程,所以把這次上雲端的經驗跟大家做一分享囉:

企業郵件上 Google 雲端

台灣還是有很多10人以下的公司
步驟一:確認帳號數,如果超過10個是需要付費的。

當然,如果付費會享有更強大的功能、更穩定的系統、更大的儲存空間(25GB)及更安全的企業控管機制。


步驟二:決定DNS代管

購買網域時,通常都有提供免費的DNS代管服務,所以基本上你在哪一家買網址,就在那一家設定DNS就好,如果還沒有網址,可以在 Google 上面買,10元美金遠比台灣的網域商便宜多了,但是沒有販售 tw 網址,有台灣網址需求還是得尋求台灣的網域提供商。

這次幫忙設定的是中華電信的網址及DNS代管,這一個介面比較需要注意的是,必須要在「DNS異動與查詢」先指定好由中華電信DNS提供服務(admns1.hinet.net 168.95.192.11 與 admns2.hinet.net 168.95.1.11) ,才能到「DNS代管設定」進行 MX的相關設定。

MX設定我是使用以下的設定

優先順序郵件伺服器
1ASPMX.L.GOOGLE.COM.
5ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM.
5ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM.
10ASPMX2.GOOGLEMAIL.COM.
10ASPMX3.GOOGLEMAIL.COM.

步驟三:開始跟 Google 申請

申請時首先要認明是 Google Apps 而非 Google Apps Business,前者是10個帳號免費使用,後者只有30天的試用期。申請過程則十分清楚,一步步依照指示即可完成,連過去最麻煩的驗證,都提供4種方式,甚至你的網站有設定 Google Analytics (分析)都可以,只要證明你有權限管理網站、網址或DNS,便可完成驗證。

依照經驗,只要 Google 驗證完畢、DNS 設定正確,把帳號開一開再去煮杯咖啡,喝咖啡閒聊一下,就可以開始收發信了。要使用雲端,真正難的都是確認舊系統架構,只要取得所需資訊後,要上雲端真的一點都不難!




18 則留言:

Jeff 提到...

今天又幫忙設定一個google郵件,這次只花25分鐘就全部設定完成(含驗證),目前等MX生效就可以使用了

頑皮MOMO的小小聲 提到...

Jeff 您好:

不好意思。再來請教您
蔽公司的mail系統要改為google Apps的服務
但是做了如下圖設定後
卻只能寄信不能收信
http://dl.dropbox.com/u/17865474/%E8%A8%AD%E5%AE%9A%E5%95%8F%E9%A1%8C.jpg

我們已經將原有的mail sever的信箱帳號都刪掉了

先謝謝您的回應

頑皮MOMO的小小聲 提到...

Jeff 您好:

承上個留言
我將設訂依您的文章修改後
http://dl.dropbox.com/u/17865474/set.jpg
信箱功能就正常了!
不過,原有的網址就無法開啟網頁
我想應該是DNS代管的問題

因為我們公司的工程師不見了!
所以,真不知如何處理呢

若是找的到網站對外的IP(希望找得到)
是不是可以用轉址方式
將購買的網址,轉到對外的IP呢?
謝謝回覆

Jeff Wu 提到...

Dear Momo

你第一個留言,問題是出在DNS設定上,前兩個優先DNS Server是你公司原來的設定,所以郵件MX設定當然不會使用你在中華電信代管DNS的google設定值。

所以在你修改為第二個留言後,MX郵件設定已經解決,但是原有公司DNS對於網站的A紀錄,你卻沒有設定到,所以網址就無法對應到。

Jeff Wu 提到...

所以你就在中華電信DNS代管介面,重新設定 A record

A record 最主要是紀錄你的網站資訊,包含主機名稱與其IP位址。

格式:HOST IN A IP Address
範例:www.cht.com IN A 220.130.115.49

所以在中華電信DNS代管介面上,紀錄類型選擇A
然後輸入IP的資訊,重新指向網址即可

Jeff Wu 提到...

你網站的IP資訊,可以從一些方式取得

1. 原工程師交接時,是否留下文件
2. 原DNS似乎是你們公司自己架的,進入管理介面去查詢DNS原本的設定值
3. 如果網站是架在自己公司內,直接到那台主機用 ipconfig 查詢,或是查webserver設定值(通常有管理介面可登入查詢)
4. 如果是委外,那就打那家代管的客服電話,讓他們去煩惱

Jeff Wu 提到...

取得IP後,中華電信的詳細設定請見這一篇 http://admns.hidomain.hinet.net/ns-faq.html

頑皮MOMO的小小聲 提到...

Jeff 您好

不好意思,先謝謝您的回覆
再確認一下
A記錄是指如下的設定方式嗎?
http://dl.dropbox.com/u/17865474/arec.jpg

謝謝您的回覆

Jeff Wu 提到...

沒錯,我這邊已經看到你的網站正常顯示了

頑皮MOMO的小小聲 提到...

Jeff 您好

真是太好了!
再次感謝您的協助
謝謝!

Candy Fairy Beauty 提到...

不過, google apps 免費版之email 似乎沒法用outlook 或 window live mail 等桌面軟體收發信件. 因此, 要收發信, 只能用web 版收發信. google apps for business 似乎就沒有這個問題了.

Jeff Wu 提到...

google apps 免費版是可以用outlook 或 window live mail 等桌面軟體收發信件的,我這邊設定都沒有問題,所以我查了一下Gmail比較表 http://support.google.com/a/bin/answer.py?hl=zh-Hant&answer=175121&topic=28602&ctx=topic

在遷移與整合的說明中,的確有個情況不適用,但是我倒是沒有用這麼深入,所以沒有碰過。

而你無法設定的問題,可能要多一點資訊才知道如何幫忙囉

Candy Fairy Beauty 提到...

謝謝Jeff的熱心及快速回覆.
現在狀況是這樣. 我利用
@xxx.com.tw and @xxx.com 這2個不同domain name 啟用了google apps.

@xxx.com.tw 我有開通 google apps for business 試用一個月. 開通後, 公司各成員利用 outlook or window live mail 接可收發正常.

而 @xxx.com 這個 domain name, 我沒有啟用 google apps for business, 只是使用標準板. 大家都只能透過web gmail 收發. 桌面軟體無法收發.
神奇的事來了. 當我一啟用 google apps for business 後, 約1分鐘後, 公司全部成員全都可用桌面軟體收發了.

以此判斷. 我想這是免費版跟付費版的差別了.

後再續爬文, 我發現了google官網的這篇文. 因此再次判斷應是如此沒錯.
http://support.google.com/a/bin/answer.py?hl=zh-Hant&answer=105694
文中的重點" Google Apps for Business 和 Google Apps for Education 皆有提供這項功能。管理員可以為網域中所有的使用者選取全域 POP 和 IMAP 存取功能。"

可是.. 也有聽聞像Jeff 所說的狀況, 是沒差別的. 所以, 我更疑惑了.... ><

Jeff Wu 提到...

我剛詢問兩家朋友的公司,都是今年過年前的時間幫他們設定的,使用 Google Apps 免費版,內部收信使用Outlook2010,協定用POP3,目前都正常運作,沒有問題。

可能是最近Google政策有改變,不過因為Google改變政策時,通常舊用戶不會受影響,就像之前帳號縮水,但是原申請戶仍可保留運作中的帳號。

那你就得考量,如果大家習慣使用outlook且帳號數大於10個,就得付費購買了。

Candy Fairy Beauty 提到...

嗯... 有可能是政策改變了. 應該早點換啟用的. 我是5月初才啟用的. 哀阿 ~ ~

Anyway, 非常謝謝 Jeff 的熱心幫忙.
✿。◕‿◕。✿

Jeff Wu 提到...

Google不再提供免費企業郵件了!我收到如下的通知:

Google 向您致敬,

我們有一些關於 Google Apps 的重要消息要告訴您,但是不用擔心,您無須執行任何操作。我們只是想讓您知道,我們即將對提供的產品包進行更改。

從今天起,我們不再接受 Google Apps 免費版本(即您當前正在使用的版本)的新帳戶註冊申請。由於您已經是我們的客戶,因此這一更改不會對您的服務產生影響,您可以繼續免費使用 Google Apps。

如果您願意升級到 Google Apps for Business,那麼就可以享受全天候客戶支援、25 GB 收件箱、業務控制、99.9% 正常執行時間保證、用戶數量不限等優勢,每位用戶每月只需 $5。

您可以訪問我們的幫助中心或 Enterprise Blog瞭解詳情。

感謝您使用 Google Apps。

三立管理顧問有限公司 提到...

跟您請教一個問題。我現在的網域是跟其他公司買但使用Google Apps郵件服務,現在的網域提供公司要求續約但價格很高,我可以改在Google apps 上購買網域名稱嗎?

Jeff Wu 提到...

可以的,Google本身雖然沒有網域註冊服務,但是有配合的網域代理商,可以參考 https://support.google.com/a/answer/53929?hl=zh-Hant

不管在哪一家網域註冊商買,幾乎都有DNS代管服務,所以到時只要設定MX即可正常使用郵件服務

另外,你可能會碰到一個問題,就是網域移轉的問題,不過不用擔心,每家網域註冊商都有移轉的協助方式,例如PChome的說明可參考 http://myname.pchome.com.tw/transfer/